Verzuim aanpakken – we weten dat het anders moet. Maar hoe dan? Volgens Anouk ten Arve, betrokken bij het Preventieplan Arbeidsmarkt Zorg en Welzijn, ligt de belangrijkste sleutel niet in nóg een programma of interventie, maar in hoe het werk zelf is georganiseerd. “Het verschil zit niet in nóg iets doen, maar in durven kiezen wat je níet meer doet.”
In aanloop naar het seminar Leren van verzuim op 3 november a.s. deelt zij haar belangrijkste inzichten. In deel 1 van dit tweeluik nam Anouk je mee in wat er volgens haar nu vaak misgaat. In dit tweede deel vertelt ze hoe je die benodigde omslag concreet maakt – met voorbeelden en stappen waar je morgen mee kunt beginnen.
In deel 1 van dit tweeluik zeg je: begin bij het werk. Hoe pak je dat concreet aan?
“Wij werken eigenlijk altijd in vier stappen: zien, horen, doen en leren. Eerst kijk je echt goed naar je data. Niet globaal, maar concreet: hoe zit mijn organisatie in elkaar? Waar zit het verzuim? Hoe ontwikkelt dat zich? Waar komen mensen vandaan, hoe stromen ze in en uit? Want wat we heel vaak zien, is dat organisaties werken vanuit aannames die gewoon niet kloppen. Bijvoorbeeld dat mensen vertrekken vanwege salaris, of dat nieuwe medewerkers uit dezelfde sector komen. Als je dat naast de data legt, blijkt dat vaak anders te zitten. En dan snap je ook meteen waarom bepaalde keuzes niet het effect hebben dat je verwacht. Dus die eerste stap is echt: dat onderbuikgevoel eruit halen en kijken wat er feitelijk speelt.”
En wat levert dat je op – dat werken met data?
“Daarmee zie je dus waar het echt zit. Maar dat is nog niet genoeg. Daarna ga je luisteren. Op de werkvloer. Gewoon met de vraag: waar loop je op leeg, en waar krijg je energie van? Want de cijfers vertellen je wáár iets zit, maar medewerkers vertellen je waarom het zo is. En pas daarna ga je doen. Dan ga je gericht kiezen: wat gaan we aanpassen in ons werk? Niet alles tegelijk, maar kijken: waar zit het effect en waar kunnen we vandaag al iets in veranderen.”
Wat voegen die gesprekken op de werkvloer toe ten opzichte van de cijfers?
“Dat het heel tastbaar wordt. Mensen zeggen niet: ‘ik wil een training’. Ze zeggen: systemen werken niet, de administratie is te hoog, afspraken zijn onduidelijk, mijn leidinggevende heeft geen tijd. Dus het gaat bijna altijd over hoe het werk georganiseerd is. En dat zijn vaak precies de dingen waar je iets aan kunt doen.”
Kun je een voorbeeld geven van zo’n oplossing?
“Ja, die zijn er heel veel. Bijvoorbeeld een organisatie waar iedereen om 9 uur tegelijk moest starten met activiteiten. Dat gaf elke ochtend stress. Ze hebben dat losgelaten – en de rust kwam terug. Of een ziekenhuis waar medewerkers achter glas zaten te werken, waardoor patiënten steeds meekeken. Gevolg: administratie werd uitgesteld. Oplossing: matglas ertussen. Klaar. Het zijn niet altijd grote, ingewikkelde trajecten, maar ze maken wel verschil.”
Waarom werkt deze aanpak, waarin je eerst naar de data kijkt en daarna de werkvloer betrekt, zo sterk?
“Omdat je het probleem bij de bron oplost. De reflex is vaak: wat kunnen we voor deze medewerker doen? Maar je moet eerst vragen: wat in het werk zorgt hiervoor? Als je dat oplost, voorkom je dat mensen er last van krijgen. Dus eerst de organisatie, dan pas de rest.”
Wat gebeurt er als organisaties hiermee starten?
“Dan ontstaat er bewustwording. Je legt data naast ervaringen van medewerkers, en dan zie je: o ja, dit is wat er echt speelt. Dat moment – dat kwartje – is heel belangrijk. Dan ontstaat er ruimte om dingen anders te gaan doen.”
Hoe voorkom je dat deze aanpak, die juist gaat over de organisatie van het werk, toch weer als ‘nog een project erbij’ voelt?
“Door klein te beginnen. Pak een paar teams. Ga daar mee aan de slag. Kijk wat werkt en maak dat zichtbaar. En vooral: maak dingen af. Niet alles tegelijk willen doen, maar kiezen en doorpakken. Dat is echt het verschil.”
Je zei eerder ook: stop met wat niet werkt. Hoe doe je dat?
“Door eerlijk te zijn. Iedere organisatie heeft projecten waarvan eigenlijk iedereen wel weet: dit gaat niet werken. Maar toch blijven ze doorlopen. Terwijl die tijd en energie veel beter ingezet kan worden op het verbeteren van het werk zelf. Dus je moet ook durven stoppen.”
Wat vraagt dit van HR in de praktijk?
“Dat je anders gaat kijken naar je rol. Minder bezig met losse programma’s, meer met het ondersteunen van het primaire proces. Dus niet: wat bieden we nog extra aan? Maar: hoe maken we het werk beter? En ook: niet alles individueel oplossen. Juist in teams zit de kracht. Daar worden afspraken gemaakt, daar help je elkaar, daar los je dingen op.”
Wat levert dit op voor teams en organisaties?
“Je ziet dan een positieve beweging ontstaan: minder verstoringen zorgen voor minder werkdruk, wat weer leidt tot meer werkplezier, minder verzuim en uiteindelijk ook minder verloop. Het hangt dus allemaal met elkaar samen – en juist doordat je het bij de basis aanpakt, blijft het ook beter staan.”
Veel organisaties zeggen: we hebben hier nu geen ruimte voor…
“Dat snap ik, maar tegelijk is dat precies de reden om het wel te doen. We maken het ook vaak concreet: wat kost verzuim eigenlijk? Soms laat je zien: er zitten letterlijk busladingen mensen thuis. Wat betekent dat voor je organisatie? Dan wordt het geen ‘extra’, maar gewoon iets wat je moet aanpakken.”
Wat is volgens jou de belangrijkste knop om aan te draaien?
“Het organisatieklimaat. Of mensen zich veilig voelen om dingen te zeggen. Of je echt samenwerkt. Of problemen bespreekbaar zijn. Als dát klopt, kun je alles beter oplossen. Daar begint het.”
Als laatste: wat kan iemand morgen al doen?
“Begin met luisteren. Plan een gesprek met een team en stel twee vragen: waar krijg je energie van en waar loop je op leeg? En neem het serieus. Niet meteen oplossen, maar eerst begrijpen. En kijk dan: wat kunnen we morgen al anders doen? Vaak is dat meer dan je denkt.”
Nieuwsgierig naar de achterliggende inzichten? Lees ook deel 1 van dit tweeluik:
waarin Anouk uitlegt waarom we verzuim vaak op de verkeerde plek aanpakken – en wat er fundamenteel anders moet.
Wil je hier nu al mee aan de slag? Tijdens het seminar Leren van verzuim op 3 november gaat Anouk hier verder op in. Meld je hier aan.
Meer weten?
Hilda Regterschot
Manager duurzame inzetbaarheid